Was ist ein Arbeitsauftrag?
Der Begriff des Arbeitsauftrags ist weitläufig definiert und lässt sich kaum auf eine genormte Bedeutung herunterbrechen, da er in verschiedenen Ausführungen vorliegen kann. Gemeinhin wird ein Arbeitsauftrag jedoch verwendet, um Wartungs-, Reparatur- oder andere Arten von Arbeiten, einer Person oder Personengruppe mit entsprechenden Kenntnissen und Fähigkeiten zuzuweisen.
Dabei kann ein Arbeitsauftrag auf unterschiedliche Weise kommuniziert werden, sei es verbal oder schriftlich, online oder offline, ebenso wie situationsabhängig oder -unabhängig. Es handelt sich also um ein flexibles Konzept, welches in seiner simpelsten Manifestation zur Ausführung einer Tätigkeit führt.
Arbeitsaufträge lassen sich in den unterschiedlichsten Konstellationen und professionellen Beziehungen erfassen: ob unternehmensintern oder an ein externes Team. Fest steht: Mit einem strukturierten und detaillierten Arbeitsauftrag stellst du sicher, dass alles zur deiner vollsten Zufriedenheit erledigt wird. Minimale Risiken und individuelle Anpassung – je besser dein Arbeitsauftrag, desto besser das Ergebnis.
Wofür werden Arbeitsaufträge verwendet?
Ein klassisches und simples Beispiel für einen Arbeitsauftrag sind die Hausaufgaben, die Schüler im Rahmen ihrer Schullaufbahn zu erledigen haben. Ebenso wie ein Arbeitsauftrag in einem Unternehmen werden die Hausaufgaben in der Regel mit einer bestimmten Erwartungshaltung aufgestellt und verlangen die Durchführung oder Lösung einer festgelegten Aufgabe. Auf die Berufswelt übertragen, richten sich solche Aufträge dann an Teammitglieder*innen oder Mitarbeiter*innen, doch auch als Kunde stellst du sie beispielsweise an deine Auftragnehmer*innen.
Grundsätzlich erstellt du einen Arbeitsauftrag, um anstehende Aufgaben fehlerlos und zügig erledigt zu sehen. Indem du Ziele und Abläufe zusammenfasst, bietet ein sauber verfasster Arbeitsauftrag dir die Möglichkeit anschaulich zu kommunizieren, Aufgaben klar einzugrenzen und sie für alle Beteiligten nachvollziehbar zu gestalten. Später kann anhand des Arbeitsauftrags gut dokumentiert werden, welche Aufgaben bereits angegangen worden sind und wo es noch Aufholbedarf gibt.
Kurzum: Arbeitsaufträge standardisieren Workflows und vereinfachen Planung, Zuweisung und das letztendliche Verfolgen von Arbeiten.
Die Vorteile einer Arbeitsauftragsvorlage
Arbeitsaufträge können für ein Unternehmen in vielerlei Hinsicht und in den unterschiedlichsten Bereichen relevant sein, denn sofern sie eindeutig formuliert sind, sparen sie Zeit, dadurch dass es keine ständige Rückfragen oder Klarifikationen gibt.
Eine Arbeitsauftragsvorlage erleichtert das Erstellen von Arbeitsaufträgen in der Hinsicht, dass sie entweder direkt an die betreffenden Mitarbeiter*innen weitergegeben werden kann, oder sie als Basis für Aufträge verschiedenster Art leicht angepasst und abgewandelt werden kann. So musst du als Auftraggeber*in nicht komplett von vorne anfangen, sondern kannst problemlos an bereits bestehende und erprobte Arbeitsaufträge anknüpfen.
Arbeitsaufträge und Arbeitsauftragsvorlagen sollten standardisiert erstellt werden und vorher festgelegten Schritten folgen, damit sie einheitlich bleiben. Denn je besser ein Arbeitsauftrag formuliert ist, desto einfacher ist er für die Mitarbeiter*innen nachzuvollziehen und desto höher ist die Chance auf eine erfolgreiche ausgeführte Aufgabe.
Arbeitsaufträge können außerdem zu Dokumentationszwecken genutzt werden und stellen eine schriftliche Berichterstattung des Prozesses dar. Aus diesem Grund sind sie nicht nur während der Ausführung wichtig, sondern bleiben auch später zur Nachverfolgung relevant.
Die verschiedenen Arbeitsauftragstypen
Gerade weil der Arbeitsauftrag ein flexibles Werkzeug im Projektcontrolling ist und in vielen verschiedenen Formen und Branchen vorkommt, ist es schwer Arbeitsaufträge in unterschiedliche Kategorien aufzuteilen. Denn ein Arbeitsauftrag kann so detailliert und spezifisch sein, wie du möchtest – sodass er sich deinen Erfordernissen problemlos anpassen lässt. Trotzdem kann man die meisten Arbeitsaufträge einer der folgenden Kategorien zuordnen:
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- Geplanter Arbeitsauftrag
Als geplant zählen diejenigen Arbeitsaufträge, die wiederkehrend und planbar sind und deshalb besonders leicht zu standardisieren sind. Darunter fallen zum Beispiel Wartungen oder regelmäßige Checks, die vom Büropersonal vollzogen werden müssen. - Ungeplanter Arbeitsauftrag
Bei unvorhergesehenen Vorfällen, wenn Maschinen oder Software beispielsweise ausfallen, kommt ein ungeplanter Arbeitsauftrag ins Spiel. Er erlaubt es dir spontan neue Routinen zusammenzufassen und Alternativpläne aufzustellen, damit alles weiterhin reibungslos läuft. - Interner Arbeitsauftrag
Interne Arbeitsaufträge werden innerhalb einer Organisation ausgestellt und auch innerhalb derselben ausgeführt. - Externer Arbeitsauftrag
Arbeitest du mit externen Unternehmen zusammen oder bearbeitest Kundenaufträge, so fällt dein Arbeitsauftrag wahrscheinlich in diese Kategorie.
- Geplanter Arbeitsauftrag
In 6 einfachen Schritten zum perfekten Arbeitsauftrag
Es ist wichtig einen Arbeitsauftrag gründlich zu formulieren, um Diskrepanzen und Projektverzögerungen zu vermeiden. Wenn du einen Arbeitsauftrag schreiben möchtest, sollten je nach Art der Verwendung unterschiedliche Elemente enthalten sein. Es gibt jedoch einige Bestandteile, die eigentlich immer in einem Arbeitsauftragsformular auftauchen:
- Beschreibung des Arbeitsauftrags
Ein Formular für einen Arbeitsauftrag sollte ein Feld enthalten, wo beschrieben werden kann, wie die gewünschte Aufgabe zu erfüllen ist. Um Unstimmigkeiten und Nacharbeiten zu vermeiden, sollte der genaue Servicefall, bestimmte Teile oder Materialien und/oder das gewünschte Endergebnis aufgeführt werden. - Wer den Auftrag ausführen soll
Personen oder Abteilungen, die vom Auftraggeber mit der Ausführung der erforderlichen Arbeiten beauftragt wurden, sind hier aufgeführt. Je nach Schwere und Umfang der Aufgabe umfasst dies eine Person, eine Personengruppe oder eine ganze Abteilung. Vor der Ausführung der Arbeiten muss sich mit allen hier aufgeführten Personen/Abteilungen abgesprochen werden. - Kundendaten und Verfügbarkeit
Der vollständige Name des Kunden, die Kontaktdaten und der Zeitplan für die Verfügbarkeit werden bei einem Arbeitsauftrag im Formular vermerkt. Dadurch kann die zugewiesene Person, die die Arbeit verrichtet, bei Bedarf mit dem Kunden kommunizieren oder zusätzliche Informationen anfordern. - Arbeitsaufwand und benötigte Materialien
Die Preise für Materialien und Dienstleistungen müssen bei einem Arbeitsauftrag im Formular vermerkt werden, um die Erwartungen beider Seiten angemessen zu erfüllen. Die meisten Arbeitsauftragsformulare enthalten auch eine Aufschlüsselung aller Kosten wie Steuern, Zwischensumme und Gesamtbetrag. - Zeitrahmen und Zeitplan
Die Zeitpläne müssen zu Beginn zwischen dem Kunden und der Person/Abteilung, die die Arbeit ausführt, vereinbart werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Erwartungen erfüllt und das Budget eingehalten werden können. Arbeit, die zu viel Zeit in Anspruch nimmt oder den Termin verfehlt, kann Budgetüberschreitungen zur Folge haben. Eine Zeitleiste hilft beiden Seiten, die aufgewendeten Arbeitsstunden und die Kosten im Blick zu behalten. - Autorisierte Unterschrift
Unterschriften von Zeichnungsberechtigten dienen als Genehmigungsstempel und befähigen beauftragte Personen oder Abteilungen, die erforderlichen Arbeiten auszuführen. Ein unterschriebener Arbeitsauftrag bestätigt die Vereinbarung zwischen Kunden und beauftragter Person/Abteilung, über die im Formular festgehaltenen Details zu den gewünschten Arbeiten.
Mit einer digitalen Lösung flexibel deinen Arbeitsauftrag erstellen
Die zuständigen Mitarbeiter über anstehende Arbeitsaufträge immer in Papierform zu informieren, kann eine Herausforderung sein. Mit der mobile App von Lumiform erfasst du alle Daten für einen Arbeitsauftrag einfach über eine Vorlage auf deinem Tablet oder Smartphone – online oder offline. Anschließend kannst du den fertigen Auftrag im Handumdrehen an verantwortliche Kollegen versenden. Ob es nun darum geht einen Reinigungsauftrag im gastronomischen Gewerbe zu erteilen, oder Erzieher*innen dabei zu unterstützen Beobachtungen im Kindergarten durchzuführen, mit Lumiform bist du so flexibel wie nie.
Mit Lumiform erstellst du maßgeschneiderte Arbeitsauftragsvorlagen, die genau zu dem passen, was du brauchst. Lumiform ermöglicht es dir deine Formulare und internen Prozesse zu digitalisieren. Mit dem flexible Formular-Baukasten lassen sich Arbeitsaufträge jederzeit innerhalb weniger Minuten individuell anpassen. Über die super intuitive mobile Applikation können die Kollegen vor Ort die Aufträge jederzeit einsehen, Änderungen vornehmen und Kommentare hinterlassen. So behältst du den Arbeitsfortschritt im Auge und kannst auf Probleme und Verzögerungen sofort reagieren. Profitiere auch von weiteren Vorteilen, wenn du für deinen Arbeitsauftrag eine Vorlage nutzt:
- Generiere Echtzeit-Daten über interne Prozesse. Damit wird Qualität und Sicherheit messbar gemacht und du kannst anhand von Daten stetig Arbeitsprozesse optimieren.
- Bekomme einen Überblick über alles was vor Ort geschieht.
- Reports werden automatisch erstellt – das spart die komplette Nachbereitung und anstrengende Dokumentationen.
- Steigere die Effizienz deiner internen Prozesse: Durch effizientere Kommunikation innerhalb des Teams, mit dem Management und mit den Kunden sowie dem schnelleren Melden von Vorfällen löst du auftretende Vorfälle bis zu 4x schneller als zuvor.
- Spare Zeit durch die einfachere Analyse aller Daten und schnellere Identifizierung von Bereichen, die deine Aufmerksamkeit benötigen. Mit maßgeschneiderten Checklisten und unserer Technologie behältsts du stets die Kontrolle.
